Als collegesecretaris speel je een belangrijke rol in de besluitvorming en ondersteuning van het college. Je draagt zorg voor de agenda van de wekelijkse collegevergaderingen. De logistieke voorbereiding van de vergaderingen ligt in jouw handen: jij zorgt er voor dat in elke vergadering zorgvuldige besluitvorming met alle relevante en beschikbare informatie kan plaatsvinden. Je bewaakt de kwaliteit van de collegevoorstellen. Voordat een onderwerp op de agenda komt heb jij de documenten beoordeeld op volledigheid en integraliteit. Je geeft waar dat nodig is feedback aan opstellers zodat zij hun voorstel naar een (nog) hoger niveau kunnen brengen. Je bent aanwezig bij de collegevergaderingen en maakt na de collegevergadering een definitieve besluitenlijst en redigeert in voorkomende gevallen de raadsvoorstellen of uitgaande brieven naar aanleiding van de besluitvorming. Je werkt nauw samen met de gemeentesecretaris als eerste adviseur van het college en met de directiesecretaris. Verder heb je een luisterend oor voor de collegeleden en soms adviseer je ze ook.

Je:

• Zorgt dat de juiste stukken op het juiste moment op de juiste plek zijn.
• Vertaalt verzoeken vanuit het college richting de organisatie en stuurt op voortgang.
• Zorgt voor een soepele besluitvorming en bewaakt de kwaliteit van de bestuurlijke processen.
• Brengt samenhang aan tussen onderwerpen, processen en besluitvorming.
• Onderhoudt nauwe contacten en werkt samen met de griffie en als het nodig is ben je aanwezig bij de raadsvergadering.
• Houdt overzicht, signaleert knelpunten en adviseert over oplossingen.
• Bouwt mee aan de verdere ontwikkeling van jouw eigen rol.

Dit neem jij mee:

Jij hebt een scherp analytisch vermogen, bent een verbindende persoonlijkheid, benaderbaar en sensitief maar ook zakelijk en resultaatgericht. Je bent sterk in het organiseren van complexe processen. Je kunt snel en makkelijk schakelen tussen strategisch denken en praktische uitvoering. Je begrijpt hoe bestuurlijke en politieke besluitvorming werkt en weet dit om te zetten in effectieve ondersteuning en advies. Je bent een stevige gesprekspartner die zowel mondeling als schriftelijk helder en overtuigend communiceert. Je beschikt over:

• Hbo+ werk- en denkniveau;
• Politiek-bestuurlijk inzicht en organisatiesensitiviteit;
• Een vlotte pen en goede schrijfvaardigheden;
• Flexibiliteit in het schakelen, maar ook in wat het werk van je vraagt. Soms is dit buiten de normale kantoortijden;
• Enkele jaren ervaring op beleidsniveau bij een gemeente
• Oog voor detail, maar altijd met de grote lijnen in zicht.