Flinter is namens Delft Support op zoek naar een Senior Directiesecretaresse. 

De directiesecretaresse ondersteunt de directeur-bestuurder en één of meerdere managers in hun dagelijkse werkzaamheden. Het betreft een persoonlijk en directiegericht rol, waarin discretie, snel schakelen, tact en het omgaan met politieke gevoeligheid essentieel zijn.

Focus

Het ontzorgen van de directeur-bestuurder en één of meerdere managers, zodat zij zich volledig kunnen richten op strategische vraagstukken.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer voor de directeur-bestuurder en één of meerdere managers;

• Voorbereiden, notuleren en opstellen van actielijsten voor directievergaderingen;

• Uitzetten en opvolgen van acties namens de directie;

• Bewaken en opvolgen van prioriteiten en actiepunten uit directie- en bestuursvergaderingen (zoals AVA, RvC, MT’s en huisartsenoverleg);

• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over en aandragen van verbeteringen;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten van de directeur-bestuurder;

• Afhandelen van correspondentie en e-mail namens de directeur-bestuurder en/of managers;

• Beheren van vertrouwelijke documenten;

• Voorbereiden van dossiers ten behoeve van besluitvorming;

• Documentbeheer voor directie en management (archivering, mappenstructuur beheren en opschonen);

• Eventueel ondersteunen bij projecten;

• Meedenken over organisatie en prioritering;

• Bijhouden van KPI’s of voortgangsrapportages in samenwerking met Informatievoorziening;

• Coördinatie van het secretariaat, inclusief het aansturen en begeleiden van twee secretariaatmedewerkers.